Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur to rządowa platforma do elektronicznego fakturowania w obrocie gospodarczym, która ma zastąpić tradycyjne faktury papierowe oraz PDF w obrocie B2B.
Umożliwi ona wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie XML. Po zaakceptowaniu w systemie faktura otrzyma unikalny numer identyfikacyjny, co zapewni jej autentyczność i bezpieczeństwo.
Zmiany zostaną wprowadzone w ramach nowelizacji ustawy o VAT – w ostatnich dniach Sejm przyjął ustawę i skierował ją do podpisu prezydenta.
Harmonogram zmian
Krajowy System e-Faktur zostanie obligatoryjnie wprowadzony w trzech etapach:
- od 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników (wartość sprzedaży powyżej 200 mln zł),
- od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców,
- od 1 stycznia 2027 r. dla małych przedsiębiorców, u których wartość faktur w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto.
Jak to będzie działać?
- Stworzenie faktury i przesłanie. Przedsiębiorca będzie tworzył faktury w odpowiednich systemach księgowych i wysyłał bezpośrednio do Krajowego Systemu e-Faktur. System będzie weryfikował poprawność dokumentu i nada mu unikalny numer identyfikacyjny.
- Odbiór faktury. Odbiorca faktury, czyli kontrahent, nie będzie już otrzymywał faktury mailem czy w formie papierowej. Zamiast tego będzie miał do niej stały dostęp w systemie KSeF.
- Archiwizacja. Fakturowanie staje się zautomatyzowane. Faktury będą automatycznie archiwizowane w systemie, a oprogramowanie księgowe będzie mogło je pobierać i przetwarzać.